Gmail隱藏功能大揭密！10個讓你事半功倍的使用技巧，上班族必學

2024-03-29 12:07 文／AIFIAN

用LINE傳送

透過電子郵件 傳達重要訊息，已經是許多人不管在公務上或者私人事務上的習慣之一，而電子郵件使用最大宗的絕對非Gmail 莫屬了，但！你以為Gmail只有收信與寄信的功能嗎？那你就大錯特錯了喔！Gmial有許多你意想不到的隱藏功能，不僅能大大提升使用的的效率，減少許多不必要的時間浪費，還能透過各種功能，讓使用者在操作上方便、簡單許多，聽起來是不是很心動，想趕快知道還有哪些功能呢？話不多說，快來看看小編為你整理的Gmail十種隱藏版功能吧！學起來，絕對讓你再次愛上Gmail的貼心與方便！

Gmail隱藏功能1－收回寄出的電子郵件

寄電子郵件的過程中，難免會發生寄錯或者其他特殊事件的狀況，像是寄錯了收件對象、信件內容有誤&有錯字、寄件時忘記把該夾帶的附件附上等各種狀況，若是無關緊要的還好，重新再寄一封即可，但若是公司的重要文件，那可能就是情大條了，還好Gmail貼心的提供了收回寄出的電子郵件的功能，讓你可以將錯誤的信件內容收回，設定方式為「進入Gmail的一般設定，點選取消傳送，便可以選擇設定在信件寄出的5秒、10秒、20秒、30秒內收回信件」，未來只要你寄出信件當下發現錯誤，只要在你設定的秒數內按下「取消傳送」按鍵，就可以收回誤傳的電子郵件囉！

Gmail隱藏功能2－郵件延後寄出、郵件排程

不想在休假時還要處理公務？但有些事情又非得你自己著手處理？那麼可以試看看郵件延後寄出、郵件排程這個功能喔！它可以讓你是先把相關事務處理好，再於你想寄出的時間寄出，你就不用在休假時還要處理公務啦！設定方式為「將想要寄出的信件內容、附件都處理好，不要直接按傳送，而是點選傳送旁的小三角形，並設定你想要寄出的時間」，這樣信件就能依照你想寄出的時間寄出囉！

Gmail隱藏功能3－取消收取無意義信件

你的電子信箱會不會時不時的收到一些對你來說毫無意義的郵件呢？總時還要再花時間刪除，雖然無傷大雅但長期下來還是有些困擾，那我們就別收到這些信件吧！設定方式為「入信想取消收取的信件之中，在寄件者旁點選取消訂閱」，未來就不會在收到該寄件者的信件囉！

Gmail隱藏功能4－快速搜尋、篩選不同信件

所有使用者都可能因為不同的狀況，需要找尋過去的電子郵件，Gmail擁有透過輸入不同的關鍵字，來搜尋、篩選不同的郵件，讓你可以大大提升你的工作效率唷！設定方式為「若想刪除指定的寄信&收信人，就在搜尋欄輸入From:寄件者&To:收信人」、「若想要快速篩選過去的信件，就在搜尋欄輸入older:年月日」、「若想要刪除帶有大型附件的郵件，就在搜尋欄輸入size:大小<數字>mb」，只要透過不同的搜尋內容，就可以依照你的需求完成各式的動作囉！

Gmail隱藏功能5－延後回信設定

有時候忙碌的當下又收到了重要客戶的來信，若一忙碌不小心忘記處理可就不好了，Gmail貼心的提供了延後回信設定的功能，讓你在忙碌的當下可以先將重要信件設定延後，並且選擇想要延後的時間，待你設定延後的時間到的時候再跳出提醒你處理重要的電子郵件，是不是超級貼心的，設定方式為「打開想要延後的信件，點選時鐘圖示，並設定你想要延後的日期與時間」該信件就會暫時被歸類在已延後的夾子中，等到你設定的時間到時，該信件就會再次跳出提醒你要處理。

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Gmail隱藏功能6－隱私設定及自動銷毀

有些電子郵件並不方便公開、任意轉載，像是公司的內部文件、機密文件，亦或者公司的客戶名單等，若擔心寄出的郵件遭有心人士使用的話，那可以在寄出郵件之前將該郵件開始機密模式，這樣的話收件人就無法進行複製、下載、列印、轉寄等，並在指定日期進行銷毀，設定方式為「在傳送信件之前，點選鎖頭&時鐘圖示，並點選你想指定銷毀的日期」，那麼該信件就會呈現機密模式且在你設定的時間之後便無法再讀取。

Gmail隱藏功能7－設定自我專屬簽名

若你想要設定自我人設及風格，卻又不想每一封信都打一樣的內容，那你可以設定自我的專屬簽名，這樣你寄的每一封電子郵件都會自動帶入，既方便又能設立自我人設，設定方式為「點選設定並進入一般設定內的簽名，便可以新增你想新增的內容，包含感謝詞、聯絡方式，亦或者任何你想讓所有收件人想知道的訊息都可以登打入其中」，另外，如果你擁有不同的身分，也可以設定不同的簽名檔喔！是不是很方便呢！

Gmail隱藏功能8 VS. 9－設定自動回覆郵件VS.授權他人收發信件

設定自動回覆郵件VS授權他人收發信件這二個功能是相輔相成的，若你休假時不想處理公務卻沒有人可以代理你的業務，那麼設定自動回覆郵件這個功能就能協助你好好休息，反之，若你休假時有代理人能協助你，同時你也信任對方，那麼使用授權他人收發信件功能就能將公務先請他人暫代囉！二者的設定方式分別為「設定自動回覆郵件：點選設定之一般設定，並找到休假回覆開啟之，同時設定日期、信件主旨及回覆內容」，這樣在你休假期間若有人寄信給你系統就會自動協助你回信，不會讓對方痴痴等待、「授權他人收發信件：點選設定進入帳戶和匯入分頁，找到授權以下使用者存取我的帳戶，並輸入代理人的帳號」，這樣對方就可以協助你收發信件了。